C'est un an en avance que sont placés l'allée unique de circulation, les contre-allées logistiques, les vitrines végétales, ainsi que les différentes parcelles de démonstration. Chacune d'entre elles doit tenir compte de critères bien précis afin d'offrir aux éleveurs des conditions réelles pour voir évoluer les matériels de récolte, régénération, manutention, etc. « Les différents sites sur lesquels sont organisés le Salon de l'herbe et des fourrages sont souvent semés en céréales entre chaque édition. C'est pourquoi nous devons réaliser en fonction des conditions climatiques, un déchaumage dès la récolte, puis une préparation de sol une à deux semaines avant le semis du site. Deux de nos sites sont sur des parcelles sans labour depuis quinze ans. Les semis à Villefranche d'Allier et à Poussay sont réalisés fin août. Celui de Nouvoitou mi-septembre », explique Frédéric Bondoux.

Une fois les préparations de sol terminées, le site est piqueté à l'aide d'un géomètre.

Parallèlement, à partir de fin juin, les semenciers choisissent leur emplacement sur le salon et définissent le plan de leur vitrine végétale avec l'équipe commerciale. Un travail titanesque car les espèces sont nombreuses. Tous les échantillons de semences et le plan de chaque vitrine sont reçus juste avant les semis qui se déroulent sur quatre à cinq jours. Une équipe de cinq personnes met en place les 2 hectares qui composent la vitrine végétale.

« Fin octobre début novembre, nous organisons une première visite. Un point des travaux à réaliser sur chaque vitrine est ainsi décidé : désherbage, re-semis, etc. En accord avec chacun des exposants, la première coupe, la fertilisation et l'irrigation (si nécessaire) sont identiques pour toutes les vitrines végétales. Une nouvelle rencontre est organisée début avril à la sortie de l'hiver. Nous réalisons les semis de printemps dans cette période, car le salon concerne toutes les fourragères: maïs fourrage, betterave fourragère, etc », précise Frédéric Bondoux.